档案应该存放在有人事档案管理权的单位,像人才服务中心、劳动局、人社局等机构,在上海办理居住证积分、档案审核,档案是不能放到个人手里的,需要放到人才服务中心或有人事档案管理权的机构,如果你在上海工作、户口在上海,档案存放在上海的人才服务中心是符合规定的。如果你户口不在上海但是工作在上海,那就看上海人才服务中心是否同意接收你的档案,上海档案托管存档的流程如下。

在上海个人办理档案托管

1、本人身份证户口本、居住证

2、原档案所在机构或单位的存档证明、凭证(区一级人才中心存档证明、劳动手册、原单位劳动合同、离职证明或退工单、工作介绍信等)

3、签订《个人档案委托代管协议

4、办理档案托管激活手续

 

在上海单位委托的程序:  

1、单位需提供营业执照副本复印件(外商投资企业还需要外经贸委的批准证书及外商投资企业劳动管理登记证)

2、单位提交拟存档人员名单。名单注明:姓名身份证号码、户籍、学历、专业、工作岗位、档案原存放单位(学校)、毕业院校及毕业时间;

3、人才中心出具调档函办理转档手续

4、单位为存档人员填写“存档人员基本情况登记表”一式两份,同时提交档案;

5、委托单位与被委托人员解除劳动合同时,应给人才中心出具书面介绍信,介绍信上注明档案管理费交纳截止时间。同时将在本单位形成的档案资料送交人才中心归档。

6、委托单位要积极配合人才中心做好存档人员与档案相关的管理工作。如:毕业生存档一年后的转正定级、年度考核、职称评审及继续再教育材料的归档等工作。

7、存档单位,如遇迁址、联系方式变更、更名及关、停、并、转、破产等情况时,及时告知人才交流服务中心,做好相关手续的转接工作。